Khoản chi phí thuê văn phòng khi chưa nhận được hóa đơn

–        Doanh nghiệp khi thuê nhà, văn phòng đã thanh toán hoặc chưa thanh toán cho chủ nhà/ đơn vị cho thuê nhưng chưa nhận được hóa đơn do xuất có thể sau 3 tháng, 6 tháng hoặc cuối năm 12 tháng? Vậy các tháng phát sinh chi phí hạch toán như thế nào?

–        Định khoản ra sao?

I. THUÊ CỦA CÁ NHÂN KHÔNG KINH DOANH

Trường hợp 1: Giá thuê lớn hơn 100 triệu/năm

Cá nhân không kinh doanh cho thuê doanh nghiệp Chỉ cần nộp thuế thay không cần hóa đơn

Thuê nhà làm kho, văn phòng, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh… của cá nhân có doanh thu lớn hơn > 100 triệu/năm không cần hóa đơn tài chính (Áp dụng 1/1/2015) mà trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thay cho bên cho thuê:

Cách giải quyết: Công ty tự trích nộp 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài để nộp vào ngân sách nhà nước

Các hồ sơ chứng từ để được thuế chấp nhận là chi phí được trừ như sau:
– Hợp đồng thuê nhà…
– Chứng từ thanh toán tiền: tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ
– Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

– Biên bản bàn giao nhà…

– Nộp thuế môn bài

– Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

=> Như vậy:

=  > Trường hợp Công ty thuê nhà của cá nhân với giá trị lớn hơn 100 triệu/năm (LỚN HƠN 100 TRIỆU/NĂM), nếu hợp đồng thuê có quy định việc Công ty chịu trách nhiệm nộp thuế thay cho chủ nhà thì được miễn yêu cầu về hóa đơn khi hạch toán tiền thuê nhà vào chi phí hợp lý. Thay vào đó, Công ty tự trích nộp 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài để nộp vào NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
– Trường hợp này cá nhân cho thuê nhà không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho Công ty. Hồ sơ chứng từ đầy đủ làm căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Trường hợp 2: Giá thuê nhỏ hơn 100 triệu/năm

 Cá nhân không kinh doanh Nếu tổng tiền thuê nhà < 100tr/năm: miễn thuế TNCN, GTGT, MÔN BÀI và không cấp hóa đơn

Căn cứ:

– Điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC  về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

– Tại Điều 4 Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015  về thuế TNCN từ năm 2015 trở đi

– Điều 03 Nghị định 139/2016/NĐ-CP  ngày 04/10/2016 lệ phí môn bài áp dụng 01/01/2017

Theo đó:

–– Về hóa đơn: Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn.

–– Về thuế TNCN và thuế GTGT:  Đối với cá nhân cho thuê tài sản thì mức doanh thu 100 triệu đồng/năm trở xuống để xác định cá nhân không phải nộp thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân là tổng doanh thu phát sinh trong năm dương lịch của các hợp đồng cho thuê tài sản.”.

Ví dụ: Công ty ABC thuê nhà của bà Nga thành lập tháng 6/2015, có ký hợp đồng thuê nhà với cá nhân/hộ gia đình bà Nga với mức giá 8 triệu đồng/tháng (96 triệu đồng/năm) và cá nhân/hộ gia đình bà Nga chỉ phát sinh duy nhất hợp đồng cho thuê tài sản này thì cá nhân/hộ gia đình không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN.

–– Về Miễn lệ phí môn bài : Các trường hợp được miễn lệ phí môn bài, gồm

1. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống.

2. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh không thường xuyên; không có địa điểm cố định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình sản xuất muối.

4. Tổ chức, cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình nuôi trồng, đánh bắt thủy, hải sản và dịch vụ hậu cần nghề cá.

= > Như vậy: Từ năm 2017 Nếu DN bạn đi thuê nhà mà tổng số tiền thuê nhà < 100 tr/năm hoặc < 8,4 triệu/tháng: Thì không cần phải có hóa đơn, nhưng bạn phải làm bộ hồ sơ gồm : 
     – Hợp đồng thuê nhà kèm CMT photo của chủ nhà
     – Biên bản bàn giao nhà
     –  Chứng từ thanh toán tiền: tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ
     – Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).

Trường hợp 3: Nếu tổng tiền thuê nhà > 100tr/năm mà doanh nghiệp không thực hiện nộp thay thuế cho chủ nhà: cá nhân phải đi mua hóa đơn,  nộp thuế GTGT, Thuế TNCN

Hồ sơ:
– Hợp đồng thuê nhà kèm CMT photo của chủ nhà
– Biên bản bàn giao nhà
– Chứng từ thanh toán: > 20 tr phải chuyển khoản
– Hóa đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp cho chủ nhà xuất cho doanh nghiệp.

– Nếu tổng số tiền nhà mà > 100.000.000/năm hoặc > 8,4 triệu/tháng: Thì hộ gia đình, cá nhân cho thuê phải khai, nộp thuế. Sau đó cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân. Dựa vào hóa đơn đó DN được hạch toán vào chi phí.
= > Các loại thuế chủ nhà phải chịu: 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài

II. THUÊ CỦA CÁ NHÂN KINH DOANH

Trường hợp 4: Thuê nhà/ văn phòng của công ty hoặc hộ cá nhân kinh doanh

Hồ sơ:
– Hợp đồng thuê nhà 
– Biên bản bàn giao nhà/ văn phòng cho thuê
– Chứng từ thanh toán: nếu > 20 tr phải chuyển khoản, dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ

– Giấy đề nghị thanh toán nếu có

– Giấy phép kinh doanh và các giấy phép liên quan đủ điều kiện kinh doanh cho thuê tài sản nếu có phôtô
– Hóa đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp cho chủ nhà xuất cho doanh nghiệp đối với hộ kinh doanh / Hóa đơn của doanh nghiệp cho thuê

Ngoài ra Doanh nghiệp cần đăng ký thủ tục với sở kế hoạch

–        Doanh nghiệp thuê nhà để làm văn phòng đại diên và thuê kho để hàng, chi nhánh, địa điểm kinh doanh... nếu có đầy đủ chứng từ the quy định thì chi phí đi thuê (văn phòng, kho) này được hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế, doanh nghiệp phải làm thủ tục Xin giấy phép mở chi nhánh, địa điểm kinh doanh, kho bãi... đối với Sở Kế Hoạch Đầu Tư.

–        Trường hợp doanh nghiệp phát sinh thuê để làm địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện…có phát sinh chi phí nhưng không làm đầy đủ thục đăng ký với SKHĐT và thông báo với cơ quan thuế thì những chi phí phát sinh này không được tính là chi phí hợp lý

–        Trường hợp các doanh nghiệp thuê nhà, thuê đất trả tiền trước nhiều năm thì phải chi phí thuê nhà, thuê đất được phân bổ cho từng năm theo số năm trả tiền trước.

III. CÁCH HẠCH TOÁN TIỀN THUÊ NHÀ/KHO BÃI/ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH

+ Trường hợp 01: nếu xuất hóa đơn hàng tháng xuất ngay trong tháng

–        Hóa đơn

–        Chứng từ thanh toán

–        Giấy đề nghị thanh toán nếu có

–        Hạch toán: Nợ TK 627,642,154,1331/ Có TK 111,331

–        Công nợ: Nợ TK 331/ Có TK 111,112

+ Trường hợp 02: nếu xuất hóa đơn theo kỳ: 3,6,12…tháng xuất ngay hay gọi là xuất trước

–        Hóa đơn

–        Chứng từ thanh toán

–        Giấy đề nghị thanh toán nếu có

–        Hạch toán:

+ Nợ TK 242,1331/ Có TK 111,331

+ Nợ TK 627,642,154/ Có TK 242

+ Nợ TK 331/ Có TK 111,112

+ Trường hợp 03: nếu xuất hóa đơn theo kỳ: 3,6,12…tháng xuất theo kỳ xuất sau

–        Hóa đơn

–        Chứng từ thanh toán

–        Giấy đề nghị thanh toán nếu có

–        Cách hạch toán:

Trường hợp trích hết đến luôn tháng hiện tại: gộp chung

+ Các tháng thuê không có hóa đơn: 627,642,154/ Có TK 335

+ Tháng lấy được hóa đơn: Nợ TK 335,1331/ Có TK 331

+ Công nợ: Nợ TK 331/ Có TK 111,112

Trường hợp trích hết đến luôn tháng kế hiện tại: tách kỳ hiện tại và quá khứ

+ Các tháng thuê không có hóa đơn : 627,642,154/ Có TK 335

+ Hạch toán tháng hiện tại: Nợ TK 627,642,154,1331/ Có TK 111,331

+ Tháng lấy được hóa đơn hạch toán cho các tháng không có hóa đơn: Nợ TK 335,1331/ Có TK 331

+ Công nợ: Nợ TK 331/ Có TK 111,112 

Trung tâm Đào tạo Kế toán VAT chúc các bạn thành công!

Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể có tham gia: Lớp học kế toán thuế, kế toán thực hành, thực tế chuyên sâu các mô hình doanh nghiệp tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải phòng