Quy định về chi phí nghỉ mát cho nhân viên

Hàng năm, để khuyến khích, động viên tinh thần làm việc cũng như tăng sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp,  tại các doanh nghiệp thường tổ chức các tour thăm quan, nghỉ mát cho nhân viên. Xong nhiều kế toán vẫn loay hoay chưa biết hạch toán khoản chi phí này sao cho hợp lý. Vậy chi phí nghỉ mát cho nhân viên ghi nhận  như thế nào? Kế toán VAT xin chia sẻ với các bạn vấn đề này như sau:

Theo điều 4, khoản 2.30 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về khoản chi phúc lợi có quy định như sau:

– Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con  của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

(Theo Công văn 21071/CT-HTr ngày 19/04/2016 của Cục thuế TP. Hà Nội)

Quỹ tiền lương thực tế thực hiện bao gồm toàn bộ lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp, thuế TNCN, bảo hiểm bắt buộc Công ty đã khấu trừ nộp Ngân sách Nhà nước.

Ví dụ: Doanh nghiệp A năm 2016 có quỹ lương thực tế thực hiện là 12 tỷ đồng thì việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế 2016 của doanh nghiệp như sau: (12.000.000.000 đồng : 12 tháng) = 1.000.000.000 đồng.

Lưu ý

- Nếu DN hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.

Như vậy, chi phí nghỉ mát được tính vào chi phí được trừ, là một trong những khoản chi phúc lợi, được xác định không quá 1 tháng lương bình quân trong năm tính thuế.

Quy định của thuế GTGT  về chi phí nghỉ mát cho nhân viên .

Theo Công văn 4005/TCT-CS ngày 29/09/2015 của Tổng cục thuếquy định như sau:

“…trường hợp doanh nghiệp có khoản chi phúc lợi mà người lao động được thụ hưởng trực tiếp thì khoản chi đó được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo quy định, đồng thời doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đối với những khoản chi phúc lợi tương ứng với khoản tiền được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nêu trên nếu đáp ứng được các điều kiện về khấu trừ theo quy định.”

Theo quy định trên, khoản chi phí nghỉ mát cho nhân viên được khấu trừ thuế GTGT, nếu:

- Có đầy đủ chứng từ

- Tổng số chi các khoản phúc lợi trong năm không vượt quá một tháng lương bình quân

 Quy định của thuế TNCN  về chi phí nghỉ mát cho nhân viên .

Căn cứ theo Thông tư 111/2013/TT-BTC tại Điều 2, Khoản 2, Điểm đ quy định về thu nhập chịu thuế như sau:

“đ.3.2) Khoản chi dịch vụ khác phục vụ cho cá nhân trong hoạt động chăm sóc sức khoẻ, vui chơi, giải trí thẩm mỹ… nếu nội dung chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng. Trường hợp nội dung chi trả phí dịch vụ không ghi tên cá nhân được hưởng mà chi chung cho tập thể người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế.”

⇒Theo quy định trên, công ty tổ chức tham quan du lịch, nghỉ mát cho cán bộ công nhân viên thì không chịu thuế TNCN

Lưu ý:

• Nếu chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng hoặc chi bằng tiền mặt cho cá nhân thì tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.
• Hóa đơn phát sinh trên 20 triệu trong chuyến đi du lịch sẽ được thanh toán không dùng tiền mặt hoặc thanh toán qua thẻ tín dụng cá nhân

⇒ Kết luận

Chi phí tham quan, nghỉ mát tại doanh nghiệp sẽ được tính vào chi phí được trừ, được khấu trừ thuế GTGT, không phải tính vào thu nhập chịu thuế khi tính thuế thu nhập cá nhân, nếu:

• Tổng số chi các khoản phúc lợi trong năm không vượt quá một tháng lương bình quân thực hiện thực tế trong năm tính thuế
• Những khoản chi này phải đầy đủ hóa đơn chứng từ theo quy định của pháp luật và được quy định tại một trong các hồ sơ sau:

​1. Hợp đồng lao động;

2. Thỏa ước lao động tập thể;

3.Quy chế tài chính của Công ty,

4. Bảng kê danh sách nhận tiền nghỉ mát ( nếu chi bằng tiền)

5.Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát

6.Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, phê duyệt kinh phí.

7.Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống, hóa đơn GTGT nếu công ty thuê công ty dịch vụ du lịch ….(Thanh toán qua ngân hàng với những hoá đơn có giá trị từ 20trđ trở lên)

•  Khoản chi phí tham quan du lịch khi chi trả không ghi tên cá nhân được hưởng, mà chi chung cho tập thể cán bộ công nhân viên chi phí tham quan du lịch, nghỉ mát thì không tính vào thu nhập chịu thuế.

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công !

Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể có tham gia: Lớp học kế toán thuế, kế toán thực hành, thực tế chuyên sâu các mô hình doanh nghiệp tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải phòng