Sai lầm phổ biến khi sử dụng hóa đơn điện tử

Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử 1/11/2020 đang đến rất gần. Tuy nhiên vẫn nhiều doanh nghiệp và kế toán chưa hiểu đúng về hóa đơn điện tử dẫn đến việc lựa chọn phần mềm không phù hợp hoặc gặp vướng mắc trong quá trình sử dụng. Bài viết dưới đây, Trung tâm đào tạo kế toán VAT sẽ chỉ ra một số sai lầm phổ biến khi sử dụng hóa đơn điện tử để doanh nghiệp kịp thời nắm bắt.

1. Sai lầm 1: Đợi hết hóa đơn giấy mới đăng ký hóa đơn điện tử

Nguyên nhân khiến một số doanh nghiệp trì hoãn đăng ký hóa đơn điện tử là muốn tận dụng hết số hóa đơn giấy đã đặt in. Tuy nhiên, nếu cứ đợi hết hóa đơn giấy mới đăng ký hóa đơn điện tử thì người gặp khó khăn đầu tiên chính là kế toán. Các quy định về hóa đơn điện tử không hoàn toàn giống với hóa đơn giấy. Đặc biệt là khi Thông tư 68/2019/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành có quy định về việc 1 số văn bản pháp luật về hóa đơn sẽ hết hiệu lực kể từ ngày 1/11/2020. Theo đó, cách quy định về thủ tục đăng ký, ký hiệu và đánh số hóa đơn điện tử, cách xác định thời điểm lập hóa đơn,…và nhiều nghiệp vụ hóa đơn khác cũng sẽ được thay đổi so với quy định trước đây. Vừa phải nghiên cứu lại các quy định mới về hóa đơn điện tử, vừa phải học cách làm quen với các nghiệp vụ trên phần mềm hóa đơn điện tử sẽ khiến kế toán gặp nhiều khó khăn.

Về phía doanh nghiệp, việc gấp gáp đăng ký hóa đơn điện tử khi chỉ còn rất ít hóa đơn giấy có thể dẫn đến rủi ro như: không có kịp hóa đơn điện tử để sử dụng, chậm tiến độ công việc, bị phạt do sai phạm quy định,…

Sai lầm trên có thể là do doanh nghiệp chưa nắm rõ quy định sử dụng song song các hình thức loại hình hóa đơn tại Khoản 3 Điều 7 Thông Tư 32/2011/TT-BTC, có hiệu lực đến 31/10/2020: “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.”

Với quy định này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến 31/10/2020. Cách thức này vừa đảm bảo không bỏ phí số hóa đơn giấy đã in, vừa là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận và làm quen với hóa đơn điện tử.

2. Sai lầm 2: Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử chỉ quan tâm giá rẻ

Một trong các tiêu chí hàng đầu của doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử là giá rẻ. Tuy nhiên, nếu chỉ căn cứ vào mức giá gói hóa đơn rẻ nhất để lựa chọn thì có thể doanh nghiêp sẽ gặp rất nhiều rủi ro:

- Rò rỉ thông tin, lưu trữ khó khăn do lựa chọn nhà cung cấp giá rẻ nhưng không có uy tín và không đáp ứng được hệ thống lưu trữ bảo mật.

- Không được hỗ trợ kịp thời, chính xác do nhiều nhà cung cấp giá rẻ không đủ nguồn nhân lực hoặc không đủ kinh nghiệm hỗ trợ…

Do đó, bên cạnh tiêu chí về giá, doanh nghiệp lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử cần cân nhắc thêm các yếu tố khác như: uy tín và kinh nghiệm triển khai của nhà cung cấp, mức độ đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử của phần mềm hay tiêu chuẩn bảo mật của hệ thống lưu trữ.

Xem thêm: Giải pháp mùa dịch: Làm việc online với hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi

3. Sai lầm 3: Xem nhẹ vấn đề lưu trữ hóa đơn

Thống kê năm 2018 cho thấy, có đến 70% các trường hợp bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn đến từ quá trình lưu trữ hóa đơn:

- Mất, hỏng hóa đơn khó tránh khỏi

- Tốn chi phí về kho lưu trữ

- Tra cứu mất nhiều thời gian

- Dễ dàng bị làm giả, làm khống

Khác với hóa đơn giấy, phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng lưu trữ lên tới 10 năm, hạn chế đến 99% tình trạng mất hỏng làm giả, giảm chi phí lưu kho và tra cứu thuận tiện. Tuy nhiên, phần mềm hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật phải đáp ứng được 4 tiêu chí cốt lõi sau:

- Hệ thống sao lưu trực tuyến đủ lớn đáp ứng theo quy định về lưu trữ hóa đơn của Luật kế toán;

- Công nghệ bảo mật đạt các tiêu chuẩn do tổ chức uy tín kiểm chứng;

- Có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố, khôi phục dữ liệu;

- Có kinh nghiệm triển khai hệ thống kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử giữa các phần mềm với nhau hoặc giữa các doanh nghiệp, tổ chức với nhau.

Do đó, khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý đến các giải pháp của nhà cung cấp đảm bảo được việc lưu trữ hóa đơn điện tử được an toàn, bảo mật.

Hiện nay, Trung tâm đào tạo kế toán VAT là nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử chính thức của EASYINVOICE và PTP-INVOICE

Trung tâm đào tạo kế toán VAT

-> Cam kết đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng

-> Tư vấn chuyên môn, nghiệp vụ Kế Toán, cách xử lý các tình huống liên quan đến hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, xin liên hệ số điện thoại 0905.625625 hoặc 0945.625625 để được tư vấn và hỗ trợ!

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công!

Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể tham gia: Lớp học kế toán thuế thực tế chuyên sâu tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải phòng