Các tình huống về hóa đơn điện tử

1. Các giao dịch mua bán có giá trị nhỏ có cần phải lập HĐ ĐT không hay DN gộp lại nhiều lần bán hàng rồi định kỳ trong tháng hay cuối tháng lập HĐĐT?

-> Theo K1/Đ4/NĐ119: Phải lập hóa đơn đúng thời điểm, không quan tâm tới giá trị

-> Theo NĐ 123/2020: Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm

quyền.

2. DN mua hàng hiện nay không ký số vào chỉ tiêu “Người mua hàng” thì HĐ ĐT đó có bị coi là hóa đơn không hợp lệ không?

-> Khoản 14/Đ10/NĐ123/2020: Không cần (trừ khi có sự thỏa thuận của bên mua và bán là phải ký số)

3. HĐ ĐT của doanh nghiệp có ngày ký số /ký điện tử sau ngày lập hóa đơn thì HĐ ĐT thì xử lý thế nào?

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn (Theo khoản 9/điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

4. DN có được dùng song song 2 loại hóa đơn là HĐĐT và HĐ giấy không?

Khoản 3/ điều 15/NĐ 123/2020

Kể từ thời điểm CQT chấp nhận đăng ký sử dụng HĐ ĐT theo NĐ 123/2020, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ cá nhân phải ngừng sử dụng HĐ ĐT đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có)

5. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy do bên bán in ra, ký tên, đóng dấu có được sử dụng làm chứng từ thanh toán và quyết toán tài chính, thuế không?

-> Theo điều 7/NĐ 123/2020: không thừa nhận chứng từ giấy, không được chấp nhận trong giao dịch thanh toán, quyết toán (chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ và theo dõi theo quy định về pháp luật kế toán)

6. HĐ ĐT được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện gì?

Bằng phương tiện điện tử (lưu trữ ở ổ cứng máy tính, USB, đĩa từ…)

7. Thời gian lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử là do :

Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán ( Đ41 Luật kế toán)

8. Xử lý sai sót đối với HĐĐT (Điều 19/NĐ123/2020)

NGƯỜI BÁN LẬP HĐĐT CÓ MÃ, CHƯA GỬI CHO NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN PHÁT HIỆN SAI SÓT, XỬ LÝ:

- Thông báo CQT theo mẫu 04/SS – HĐ ĐT phụ lục IA NĐ123/2020, hủy hóa đơn điện tử sai

- Lập HĐĐT mới, ký số, gửi CQT để được cấp mã

- CQT thực hiện hủy HĐĐT sai sót để lưu trên hệ thống của CQT

N. BÁN LẬP HĐ ĐT CÓ MÃ, KHÔNG CÓ MÃ GỬI CQT, ĐÃ GỬI CHO N. MUA, CQT PHÁT HIỆN SAI SÓT:

- CQT ra thông báo mẫu số 01/TB- RSĐT phụ lục IB cho người bán để kiểm tra sai sót

- Người bán lập thông báo 04/SS - HĐ ĐT phụ lục IA gửi CQT theo thời hạn CQT thông báo

- Trường hợp quá thời hạn ghi trên thông báo rà soát mẫu 1/TB- RSĐT phụ lục IB CQT gửi 02 lần mà người bán không phản hồi CQT bằng thông báo mẫu 04/SS – HĐ ĐT thì CQT chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn

Xử lý hđ đt, bảng tổng hợp dữ liệu hđ đt đã gửi CQT có sai sót trong một số trường hợp (điều 7/TT78/2021/TT-BTC)

- N. Bán được lựa chọn thông báo điều chỉnh từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn đối với HĐ ĐT đã lập có sai sót phải cấp lại mã hoặc cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế. Thông báo gửi đến CQT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

- Sau khi điều chỉnh hoặc thay thế, nếu tiếp tục sai sót lần tiếp theo thì xử lý như sai sót lần đầu.

- Trường hợp chỉ tiêu Giá trị trên HĐ ĐT bị sai, lập HĐĐT điều chỉnh, nếu điều chỉnh tăng (ghi +), điều chỉnh giảm (ghi -)

(Thông báo đến CQT theo mẫu số 04/SS- HĐ ĐT phụ lục IA NĐ 123/2020/NĐ-CP)

Xử lý hđđt, bảng tổng hợp dữ liệu hđ đt đã gửi CQT có sai sót một số trường hợp (điều 7/TT78/2021/TT-BTC)

Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hđ đt:

- Phát hiện thiếu dữ liệu thì gửi bổ sung

- Sai sót thì gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai

Hủy hóa đơn điện tử và thông báo đến CQT

Người bán lập hóa đơn thu tiền về trước hoặc trong khi cung cấp hang hóa dịch vụ mà phát sinh hủy hoặc chấm dứt cung cấp HHDV

9. Thời điểm lập hóa đơn điện tử như thế nào là đúng?

Đối với hàng hóa

Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa

Đối với dịch vụ

Là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện Hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng)

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng

Thời điểm lập hóa đơn đối với 14 trường hợp cụ thể

 (Tham khảo Điều 19/NĐ123/2020)