Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy có giá trị pháp lý không

Sử dụng hóa đơn điện tử ngày nay trở nên khá phổ biến trong doanh nghiệp. Hình thức hóa đơn này đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên trong một số trường hợp, DN cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Vậy cách thức chuyển đổi như thế nào và chứng từ giấy này có giá trị pháp lý hay không? Cùng Trung tâm đào tạo kế toán VAT tìm hiểu về vấn đề này nhé!

1. Hóa đơn điện tử có được chuyển đổi thành chứng từ giấy không?

+ Căn cứ theo điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự trùng khớp đúng chính xác giữa nội dụng của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

+ Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy đó có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định pháp luật kế toán và quy định pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch và thanh toán. Trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử của Cơ quan Thuế theo quy định tại Nghị định này.

2. Nguyên tắc để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy.

Căn cứ theo khoản 1, điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC có hiệu lực đến năm 2020 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ quy định cụ thể như sau:

+ Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

3. Điều kiện tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Căn cứ theo điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC có quy định rõ ràng về điều kiện cần thiết đáp ứng khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

+ Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải phán ánh toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc một cách chính xác, đầy đủ nhất.

+ Có ký hiệu riêng nhằm để xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

+ Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

4. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi.

+ Hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi có giá trị pháp lý khi hóa đơn chuyển đổi đó phải đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin hóa đơn điện tử gốc.

+ Ký hiệu riêng để xác nhận việc đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên người thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật về chuyển hóa chứng từ điện tử.

Xem thêm: Những điểm nổi bật cần lưu ý về hóa đơn điện tử

5. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi.

+ Dòng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc phải ghi rõ ràng “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trên bản hóa đơn chuyển đổi.

+ Thời gian thực hiện chuyển đổi.

+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.

+ Thông tin của người bán và người mua

+ Chữ ký điện tử hợp pháp

6. Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Các bước thực hiện trên các phần mềm khác nhau có thể có đôi chút khác biệt nhưng về cơ bản tuân theo các bước dưới đây:

+ B1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.

+ B2: Chọn chức năng Chuyển đổi.

+ B3: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi qua hóa đơn giấy.

+ B4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

7. Những lưu ý khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

+ Hóa đơn điện tử có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.

+ Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được phép chuyển đổi 01 lần duy nhất và có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử. Đối với các lần sau in chuyển đổi sang thì hóa đơn chuyển đổi đó chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.

Hiện nay, Trung tâm đào tạo kế toán VAT là nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử chính thức của EASYINVOICE - một trong những phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp đầy đủ những tiện ích và tính năng ưu việt với giá cả hợp lý.

Trung tâm đào tạo kế toán VAT

-> Cam kết đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng

-> Tư vấn chuyên môn, nghiệp vụ Kế Toán, cách xử lý các tình huống liên quan đến hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, xin liên hệ số điện thoại 0905.625625 hoặc 0945.625625 để được tư vấn và hỗ trợ!

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công!