Cách ghi Số hóa đơn chuẩn theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Triển khai áp dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC giai đoạn 1 từ tháng 11/2021. Tuy nhiên, do có nhiều Tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử trên thị trường, mỗi tổ chức có thiết kế phần mềm, giao diện và tiện ích riêng nên có những sự không đồng nhất về cách thức hiển thị thông tin của hoá đơn. Hãy cùng Trung tâm đào tạo kế toán VAT tìm hiểu vấn đề này qua bài viết dưới đây:

2 hình thức thể hiện Số hoá đơn khi phát hành hoá đơn điện tử

Theo ghi nhận thực tế từ doanh nghiệp, có 02 hình thức thể hiện Số hóa đơn khi phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

- Số hoá đơn có định dạng chỉ gồm từ một chữ số, bắt đầu từ số: 1, 2, 3...

- Số hoá đơn có định dạng gồm tám chữ số, gồm các số 0 đằng trước: 00000001, 00000002, 00000003, …

Tuỳ vào việc doanh nghiệp, người nộp thuế sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử của Tổ chức cung cấp nào thì việc thể hiện Số hoá đơn sẽ theo quy ước của Tổ chức cung cấp đó khi thực hiện khởi tạo, phát hành hoá đơn.

Xem thêm: Một số vấn đề cần lưu ý về HĐĐT theo Nghị định 123, Thông tư 78

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 10 Nghị định 123 có nêu:

“3. Số hóa đơn

a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.”

Theo quy định tại điểm a) ở trên, Số hoá đơn có một số nguyên tắc sau:

1 - Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử tại Nghị định 123 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.

2 - Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn (Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều ký hiệu hoá đơn và ký hiệu mẫu số hoá đơn khác nhau thì đánh số hoá đơn lặp lại theo nguyên tắc trên).

Theo nguyên tắc này, Số hoá đơn có định dạng chỉ gồm từ một chữ số, bắt đầu từ số 1.

Tuy nhiên, tại điểm b) được trích dẫn ở trên lại nói: Số hoá đơn không nhất thiết phải theo nguyên tắc nêu trên, mà chỉ cần đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian và có tối đa 8 chữ số.

Theo nguyên tắc này, Số hoá đơn có định dạng gồm tám chữ số, bắt đầu từ số 00000001 cũng không sai.

Thực tế việc viết số hóa đơn của các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử của các Tổ chức cung cấp khác nhau hiện nay cho thấy:

- Doanh nghiệp xuất hoá đơn với định sạng Số hoá đơn bắt đầu từ số 1 hay từ 00000001 thì khi gửi hoá đơn lên cơ quan thuế cấp mã bình thường.

- Khi sử dụng thông tin của hoá đơn điện tử đã xuất để tra cứu trên cổng thông tin hoá đơn điện tử của Tổng cục Thuế cũng vẫn cho ra kết quả dù nhập tìm kiếm theo Số hoá đơn là 1 hay 00000001.

Như vậy việc các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử khác nhau của các Tổ chức cung cấp có định dạng Số hoá đơn bắt đầu từ số 1 hay từ 00000001 vẫn thực hiện bình thường. Khi nhận được hoá đơn từ bên bán có định dạng như trên các doanh nghiệp cũng không phải lo lắng không đúng quy định.

Công ty Cổ phần VAT – Trung tâm đào tạo kế toán – Nhà phân phối hóa đơn điện tử - Chữ ký số - Phần mềm bảo hiểm tại Hải Phòng cam kết:

-> Đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng

-> Tư vấn chuyên môn, nghiệp vụ Kế Toán, cách xử lý các tình huống liên quan đến hóa đơn điện tử

-> Đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm và am hiểu về luật thuế có thể hỗ trợ đơn vị bất cứ lúc nào

Để được tư vấn và hỗ trợ, vui lòng liên hệ số điện thoại 0905.625625 hoặc 0945.625625!

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công!

Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng kế toán tại các DN là rất lớn nhưng số lượng nhân sự đáp ứng được các nhu cầu tuyển dụng không nhiều (đặc biệt là các bạn sinh viên mới ra trường). Lý do là các bạn còn thiếu và yếu kiến thức thực hành thực tế. Từ thực trạng đó, Trung tâm đào tạo kế toán VAT (Số 314 Lạch Tray - Hải Phòng) đã thiết kế các khóa học: kế toán tổng hợp, kế toán doanh nghiệp vận tải, xuất nhập khẩu,...Mời các bạn đăng nhập (Website: http://vat.com.vn/) để biết thêm thông tin chi tiết về các khóa học. Nhanh tay đăng ký để được tặng 10% học phí.