Cách lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Theo qui định của luật thuế thì người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

Vậy lập hóa đơn như thế nào là đúng, là hợp lệ ?

Trước hết doanh nghiệp phải nắm được các trường hợp phải lập hóa đơn, gồm:

• Hàng hóa dịch vụ bán ra
• Hàng hóa dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu
• Hàng hóa dịch vụ dùng để cho, trao đổi, biếu tặng, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)
• Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa

Cách lập hóa đơn

1.Nguyên tắc lập hóa đơn

- Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa, sửa chữa, phải sử dụng mực cùng màu, mực không phai, không sử dụng mực màu đỏ, chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc không đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có)

Trường hợp hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn tự in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

-Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên, nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên của cùng một số hóa đơn

-Hóa đơn được lập theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn

2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn

a. Tiêu thức ‘ngày, tháng, năm ‘ lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

(lưu ý: trên thực tế rất nhiều doanh nghiệp làm sai qui định trên, thường thì cứ phải thu hồi xong công nợ thì mới viết hóa đơn cho khách hàng. Như vậy, doanh nghiệp sẽ bị qui vào tội ghi nhận doanh thu không đúng thời điểm, khi quyết toán thuế sẽ bị truy thu và bị nộp phạt)

-Đối với hoạt động xây dựng: ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu , bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp bàn giao từng hạng mục , công đoạn dịch vụ thì mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng được giao tương ứng

-Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản xây nhà để bán có thực hiện thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền

- Đối với hàng xuất khẩu, ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan

- Trường hợp cung cấp hàng hóa dịch vụ thường xuyên cho người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh . (ví dụ: bán lẻ xăng dầu…)ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm theo bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ

b. Tiêu thức “tên , địa chỉ, mã số thuế “ của người bán và người mua

-Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế

Trường hợp tên và địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết tắt một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

-Trường hợp đơn vị trực thuộc có mã số thuế riêng thì ghi mã số thuế của đơn vị trực thuộc, nếu không có mã số thuế riêng thì ghi mã số thuế của của trụ sở chính

- Trường hợp khi bán hàng hóa dịch vụ từ 200.000 trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thong tin “tên, địa chỉ, MST’(nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn  và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp thông tin “tên, địa chỉ, MST”

- Trường hợp bán lẻ hàng hóa dịch vụ dưới 200.000đ mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày

c) Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”

Ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.

Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…

Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

e) Đồng tiền ghi trên hóa đơn

Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.

Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.

Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

Xem Thêm: Cách viết hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp viết sai mã số thuế, địa chỉ... 

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công !

 Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể có tham gia: Lớp học kế toán thuế thực tế chuyên sâu tại trung tâm đào tạo kế toán VAT

Tải mẫu tại đây

( Đăng nhập để tải, nếu không tải được, mời bạn để lại email ở phần bình luận, kế toán VAT sẽ gửi mẫu đến bạn)

Đã có tài khoản

Chưa có tài khoản