Chốt sổ bảo hiểm xã hội cần làm những thủ tục gì?

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) sẽ được tiến hành ở trong các doanh nghiệp khi có lao động nghỉ việc. Tuy nhiên thì việc làm thủ tục để chốt sổ BHXH không hề đơn giản. Trung tâm đào tạo kế toán VAT xin chia sẻ vấn đề này qua bài viết sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội

Đầu tiên thì kế toán sẽ tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH. Đối với khâu chuẩn bị hồ sơ thì sẽ bao gồm những giấy tờ quan trọng như sau: 

- Phiếu giao nhận giấy tờ theo loại 301, số lượng 2 bản

- Tờ bìa của sổ BHXH

- Các tờ rời trong sổ BHXH

- Đơn bắt buộc của những người tham gia bảo hiểm xã hội theo D01-TS, số lượng 1 bản

Trong quá trình này thì người sử dụng lao động nên thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động, nếu không thì quy trình sẽ ngừng lại và bảo hiểm xã hội sẽ mặc định là người lao động còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn sẽ được cập nhập bình thường. Chỉ khi nào người sử dụng lao động hoàn thành hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ trừ lại số tiền nên đóng.

2. Hình thức nộp hồ sơ chốt sổ BHXH là gì?

Khi bạn đã tiến hành chuẩn bị xong hồ sơ chốt sổ BHXH thì việc tiếp theo là bạn cần phải tìm hình thức để nộp. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức. Đó là hình thức gửi qua bưu điện để nộp hoặc là nộp trực tiếp. Sau khi đã tiến hành chốt sổ xong thì thời hạn mà bạn được bên cơ quan BHXH giải quyết báo chốt là 7 ngày. Sau khi đã báo chốt xong thì cơ quan BHXH sẽ gửi lại sổ BHXH và tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động.

Lưu ý, trước khi tiến hành báo chốt sổ thì công ty cần phải tiến hành báo giảm lao động. Trong thủ tục báo giảm lao động sẽ bao gồm:

- 1 phiếu giao nhận hồ sơ theo quy định 103 của Luật BHXH.

- Danh sách những lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS, yêu cầu 1 bản.

- Thẻ BHYT, yêu cầu mỗi người 1 thẻ.

- Thông báo hoặc là bản chấm dứt hợp đồng lao động, mỗi người lao động yêu cầu 1 bản.

Ngoài các phương thức nộp trên thì doanh nghiệp còn có thể nộp thông qua mạng nếu như không có đính kèm thẻ BHYT. Sau khi doanh nghiệp đã gửi và bên cơ quan BHXH đã nhận được. Thời hạn quy định giải quyết hồ sơ là 10 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ.

Xem thêm: Những quyền lợi được hưởng khi tham gia BHXH

3. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động

Để làm thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc thì doanh nghiệp cần phải tiến hành theo những bước sau đây.

Bước 1: Tiến hành làm thủ tục Báo cáo về vấn đề giảm lao động trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ làm một bản dựa trên mẫu D02-TS.

Bước 2: Kế toán sẽ tiến hành chốt sổ ngày làm cuối cùng cho người lao động nghỉ việc. Khâu chốt sổ này sẽ bao gồm những thủ tục như là:

+ Dùng sổ BHXH của người tham gia BHXH hoặc là sử dụng tờ bìa của sổ BHXH. Lưu ý là mỗi người tham gia BHXH sẽ lấy 1 tờ.

+ Lấy thêm các tờ rời số được đính kèm trên sổ BHXH.

+ Tờ khai mà bên BHXH đã cung cấp. Cộng thêm tờ thay đổi tất cả các thông tin về người tham gia BHXH, BHYT. Dựa trên mẫu TK1-TS và yêu cầu 1 bản.

Sau khi kế toán đã hoàn thành xong toàn bộ những thủ tục này thì mới được xem là chốt sổ BHXH xong. Những khâu chuẩn bị hồ sơ này vô cùng quan trọng. Nếu như kế toán không chuẩn bị đầy đủ hoặc là chuẩn bị sai giấy tờ. Rất có thể sẽ không được giải quyết hoặc thời gian giải quyết sẽ bị kéo dài ra.

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công!

Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể tham gia: Lớp học kế toán thuế thực tế chuyên sâu tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải phòng