Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo TT 200

Nhiều doanh nghiệp muốn trích lập quỹ dự phòng tiền lương nhưng loay hoay không biết hạch toán thế nào, thủ tục chứng từ ra sao cho hợp lý ? Trung tâm đào tạo Kế toán VAT  xin hướng dẫn trích lập quỹ dự phòng tiền lương và cách hạch toán quỹ dự phòng tiền lương theo Thông tư 200/2014/TT-BTC  như sau :

1.Nguyên tắc trích lập quỹ dự phòng tiền lương:

Theo khoản 1 điều 62 thông tư 200/2014/TT-BTC

Nguyên tắc kế toán

b) Dự phòng phải trả chỉ được ghi nhận khi thoả mãn các điều kiện sau:

- Doanh nghiệp có nghĩa vụ nợ hiện tại (nghĩa vụ pháp lý hoặc nghĩa vụ liên đới) do kết quả từ một sự kiện đã xảy ra;

- Sự giảm sút về những lợi ích kinh tế có thể xảy ra dẫn đến việc yêu cầu phải thanh toán nghĩa vụ nợ; và

- Đưa ra được một ước tính đáng tin cậy về giá trị của nghĩa vụ nợ đó.

c) Giá trị được ghi nhận của một khoản dự phòng phải trả là giá trị được ước tính hợp lý nhất về khoản tiền sẽ phải chi để thanh toán nghĩa vụ nợ hiện tại tại ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc tại ngày kết thúc kỳ kế toán giữa niên độ.

d) Khoản dự phòng phải trả được lập tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ kế toán đó. Trường hợp số dự phòng phải trả lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ kế toán đó.

 Theo khoản 2 điều 4 Thông tư  96/2015/TT-BTC:

c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề.Mức dự phòng hàng năm do DN quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

     Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Ví dụ 1: Tiền lương năm 2015 của  Công ty kế toán VAT phải trả cho người lao động là 1 tỷ đồng:

– Trong năm 2015, doanh nghiệp đã trả tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động là 900 triệu đồng.

– Đến thời điểm 31/03/2016 doanh nghiệp chi trả tiếp tiền lương, tiền công của năm 2015 là 50 triệu đồng

• Quỹ tiền lương thực hiện đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán = 900 + 50 = 950 triệu đồng.
• Doanh nghiệp được trích lập quỹ dự phòng mức tối đa = 950 x 17% = 161,5 triệu đồng
• Tổng số tiền lương được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế của năm 2015 = 950 + 161,5 = 1.111,5 triệu đồng

Ví dụ 2: Tiền lương năm 2015 của Công ty kế toán VATphải trả cho người lao động là 1 tỷ đồng:

– Trong năm 2015, doanh nghiệp đã trả tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động là 900 triệu đồng.

– Đến thời điểm 31/03/2016  doanh nghiệp đã chi trả hết số tiền lương, tiền công của năm 2015 là 100 triệu đồng

•  Vậy quỹ tiền lương thực hiện đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán = 900 + 100 = 1.000 triệu đồng.

⇒ Doanh nghiệp được trích lập quỹ dự phòng mức tối đa = 1.000 x 17% = 170 triệu đồng

Tổng số tiền lương được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế của năm 2015 = 1.000 + 170 = 1.170 triệu đồng

Ví dụ 3:Tiền lương năm 2015 của Công ty kế toán VATphải trả cho người lao động là 1,1 tỷ đồng:

– Trong năm 2015, doanh nghiệp đã trả tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động là 900 triệu đồng.

Trong đó có 100 triệu là tiền lương dự phòng được trích từ năm 2014

– Đến thời điểm 31/03/2016 doanh nghiệp đã chi trả hết số tiền lương, tiền công của năm 2015 là 200 triệu đồng

•  Quỹ tiền lương thực hiện đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán = 900 – 100 + 200 = 1.000 triệu đồng.

⇒ Doanh nghiệp được trích lập quỹ dự phòng mức tối đa = 1.000 x 17% = 170 triệu đồng

Tổng số tiền lương được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế của năm 2015 = 1.000 + 170 = 1.170 triệu đồng

 Lưu ý:  Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu DN bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

Trường hợp năm trước DN có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng,kể từ ngày kết thúc năm tài chính DN chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì DN phải tính giảm chi phí của năm sau.

 Ví dụ 4: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2015, Công ty kế toán VAT có trích quỹ dự phòng tiền lương là 10 tỷ đồng,

- Đến ngày 30/06/2016 (đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng kỳ tính thuế theo năm dương lịch), Công ty mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2015 là 7 tỷ đồng thì Công ty phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2016) là 3 tỷ đồng (10 tỷ – 7 tỷ).

- Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2016  nếu Công ty có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.

2. Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương

- Khi trích lập dự phòng phải trả khác, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

       Có TK 352 - Dự phòng phải trả (3524).

- Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3524)

       Có các TK 334...

- Khi lập Báo cáo tài chính, DN phải xác định số dự phòng phải trả cần trích lập:

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

       Có TK 352 - Dự phòng phải trả (3524).

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3524)

       Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).

3.Thủ tục chứng từ đối với trích lập dự phòng tiền lương:

- Tờ trình ban giám đốc về vấn đề trích lập dự phòng tiền lương

- Phiếu kế toán để tính toán tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm sau liền kề

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công!

Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể có tham gia: Lớp học kế toán thuế, kế toán thực hành, thực tế chuyên sâu các mô hình doanh nghiệp tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải phòng