Chi phí tiền lương hợp lý gồm những giấy tờ gì?

Tiền lương là một khoản chi phí không có hóa đơn tài chính, vậy để chi phí tiền lương của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì cần phải làm những gì ?

Trung tâm đào tạo kế toán VAT xin hướng dẫn những điều kiện để đưa khoản chi phí tiền lương vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo điểm 2.6 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC

  Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động (VD: Thưởng lương tháng 13, thưởng tết thiếu nhi, thưởng tết…), phụ cấp…) Phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

 Theo điểm  2.30/ điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về thuế TNDN:

- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.

=> Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

- Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Xem thêm : Quy định về chi phí nghỉ mát cho nhân viên 2017

Hồ sơ, chứng từ  để đưa chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp vào chi phí hợp lý :

- Hợp đồng lao động

- Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (hoặc thoả ước lao động tập thể ...)

- Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)

- Chứng minh thư phô tô.

- Bảng chấm công hàng tháng.

- Bảng thanh toán tiền lương.

- Thang bảng lương do DN tự xây dựng –> Tham khảo : Cách xây dựng thang bảng lương

- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hang.

- Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

Lưu ý:  Tất cả phải có chữ ký đầy đủ của các nhân viên.

 Ngoài ra:

-Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh

-Tờ khai Quyết tóan thuế TNCN cuối năm

- Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)

Xem thêm: Cách tính thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú

- Sổ BHXH (nếu trường hợp làm trên 3 tháng) (nếu có)

- Bản khai trình việc sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)

- Báo cáo tình hình sử dụng lao động Mẫu số 07 (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)

Đối với những lao động thời vụ, thử việc cần có thêm:

- Phải khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi trả thu nhập cho những lao động thời vụ nếu thu nhập từ 2 triệu /lần hoặc tháng. (Nếu < 2 triệu thì không cần khấu trừ).

  -> (Khi khấu trừ và kê khai thuế TNCN của họ thì DN cấp cho họ 1 chứng từ khấu trừ thuế. Chứng từ này các bạn làm đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế theo mẫu 17/TNCN theo Thông tư 156)

- Nếu không muốn khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 23/BCK-TNCN (ban hành kèm theo Thông tư 156, hiện tại là theo mẫu 02/CK-TNCN theo Thông tư 92).

Chú ý: Cá nhân làm bản cam kết 23 thì chỉ có thu nhập tại 1 nơi và đã có MST tại thời điểm làm cam kết (Nếu có thu nhập 2 nơi thì phải khấu trừ 10% thuế TNCN)

- Nếu là người nước ngoài (không phải là cá nhân cư trú) thì khấu trừ 20% thuế TNCN

Đối với hợp đồng giao khoán cần thêm:

- Hợp đồng giao khoán

- Biên bản bàn giao

- Biên bản nghiệm thu.

- Hóa đơn hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN của những cá nhân nhận giao khoán

Ngoài việc hoàn thiện chứng từ thì đối với kế toán tiền lương, các bạn cần lưu ý thêm:

Kiểm tra Tài khoản 334:

Số dư

Số dư đầu kỳ và cuối kỳ trên sổ cái TK 334 phải khớp với số dư đầu kỳ và cuối kỳ  của TK 334 trên bảng cân đối số phát sinh

Số phát sinh trong kỳ

Tổng số phát sinh “Nợ”, “Có” trên sổ cái TK334 phải khớp với số phát sinh “Nợ”, “Có” của tài khoản 334 trên bảng cân đối số phát sinh

Đồng thời

Đối chiếu số liệu của TK 334 với bảng lương như sau:

 - Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập phải trả cho người lao động ở  Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca),

 - Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng thu nhập đã thanh toán cho người lao động + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng;

 Đối chiếu số liệu trên bảng lương  với số liệu trên tờ khai thuế TNCN  (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)

- Số liệu trên bảng lương phải khớp với số liệu trên tờ khai thuế TNCN (phần thu nhập chịu thuế)

- Danh sách, tên tuổi khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế TNCN

Đối chiếu các điều khoản trả lương cho người lao động trong hợp đồng lao động với thực tế thực hiện trên bảng lương

- Kiểm tra hợp đồng lao động đã đầy đủ chưa

- Các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HĐLĐ chưa? Nếu chưa phải làm phụ lục HĐLĐ đưa hết vào trong HĐLĐ các khoản lương, thưởng, phụ cấp rõ ràng

VD: Lương bao nhiêu đ/tháng? phụ cấp xăng xe bao nhiêu đ/tháng? phụ cấp điện thoại  bao nhiêu đồng/tháng...phải cụ thể số tiền, cụ thể khoản phụ cấp, trợ cấp.

- Hoặc các khoản phụ cấp phải được quy định trong: Thỏa ước lao động, quy định của Công ty.

Xem thêm: Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

 Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công !

Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể có tham gia: Lớp học kế toán thuế, kế toán thực hành, thực tế chuyên sâu các mô hình doanh nghiệp tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải phòng