Cách hạch toán hàng thiếu – thừa chờ xử lý

Hàng hóa thừa – thiếu chờ xử lý phải hạch toán như thế nào?  Trung tâm đào tạo kế toán VAT xin hướng dẫn cách hạch toán hàng thiếu – thừa chờ xử lý khi mua hàng theo từng trường hợp cụ thể

Hàng thiếu do nhiều nguyên nhân (khách quan và chủ quan), bao gồm:

- Bất khả kháng: do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác.

- Do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên.

- Do quản lý của DN: Bị mất, cháy, hỏng... (Do nhân viên, do vận chuyển, do cách quản lý..).

1. Cách hạch toán hàng thiếu chờ xử lý:

 - Khi phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hóa so với hóa đơn mua hàng, kế toán phải lập biên bản và tìm nguyên nhân.

Nợ TK - 156: Số hàng thực tế nhập kho

Nợ TK – 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

Nợ TK – 1331: Số thuế GTGT được khấu trừ (theo hóa đơn)

             Có TK – 111, 112, 331...

- Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán như sau:

a. Nếu lỗi do bên bán xuất thiếu, hoặc bên vận chuyển làm mất, hoặc nhân viên công ty làm mất trong quá trình vận chuyển và họ trả số hàng thiếu đó:

Chú ý

Theo CV Số: 2385/TCT-CS V/v chính sách thuế TNDN Hà Nội, ngày 24 tháng 06 năm 2014

- Tổn thất do người lao động: Không được tính vào chi phí được trừ

Theo công văn số 43627/CT-HTr ngày 3/7/2015 của Cục Thuế TP. Hà Nội

- Hàng hư hỏng do vận chuyển không được tính vào chi phí hợp lý

Về khấu trừ thuế GTGT đầu vào của số hàng hư hỏng, được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 14, Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC và Công văn số 4403/BTC-CST ngày 06/4/2015.

Như vậy, cách định khoản trong trường hợp này như sau:

 Nợ TK – 156: Số hàng thiếu.

             Có TK – 1381: Số hàng thiếu

b. Một số trường hợp khác:

Nợ TK – 111, 112, 331: (Nếu bên bán trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng...) (Có thuế)

Nợ TK – 1388: Phải thu khác (Nếu bên vận chuyển bồi thường) (Có thuế)

Nợ TK – 334: (Nếu trừ vào lương của nhân viên làm mất hàng) (Có thuế)

Nợ TK – 632, 642, 811: Chi phí (Nếu DN không muốn ai bồi thường) (Có thuế)

             Có TK – 1381: Số hàng thiếu

             Có TK – 1331: Thuế GTGT ứng với số hàng thiếu (Vì khi mua hàng các bạn đã trả tiền hàng là có thuế, nên số tiền được trả lại cũng phải có thuế)

Chú ý: Nếu số hàng thiếu này bạn cho vào chi phí thì chi phí này sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN

Lưu ý: Đối với trường hợp bồi thường mà phần giá trị cao hơn hoặc thấp hơn giá trị hàng thiếu:

- Nếu giá trị bồi thường cao hơn:

Nợ TK – 111, 112, 1388: (Có thuế)

             Có TK – 1381: Số hàng thiếu

             Có TK – 1331: Thuế GTGT ứng với số hàng thiếu

             Có TK – 711: Phần giá trị cao hơn.

- Nếu giá trị bồi thường thấp hơn:

Nợ TK – 111, 112, 1388: (Có thuế)

             Có TK – 1381: Số hàng thiếu

             Có TK – 1331: Thuế GTGT  ứng với số hàng thiếu

Nợ TK – 632, 642, 811: Phần giá trị không được bồi thường

             Có TK – 1381: Số hàng thiếu không được bồi thường

             Có TK – 1331: Thuế GTGT  ứng với số hàng thiếu không được bồi thường.

Chú ý:  Theo quy định tại khoản 2.1 Điều 6 của TT 78/2014/TT-BTC và được sử đổi bổ sung tại Điều 4 của TT 96/2015/TT-BTC. Theo đó:

Trường hợp doanh nghiệp có chi phí liên quan đến phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

2. Cách hạch toán hàng thừa chờ xử lý:

Khi phát hiện thừa hàng hóa, kế toán phải lập biên bản và tìm nguyên nhân. Các bạn hạch toán như sau:

- Nếu chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý:

Nợ TK – 156: Số hàng thừa

         Có TK - 3381: Tài sản thừa chờ xử lý.

- Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán như sau:

a. Nếu trả lại người bán:

Nợ TK – 3381: Số hàng thừa

         Có TK - 156: Số hàng thừa

b. Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, do quên ghi sổ,. . . thì điều chỉnh lại sổ kế toán.

c. Nếu không tìm được nguyên nhân:

Nợ TK – 3381: Số hàng thừa

         Có TK - 711: Số hàng thừa

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công! 

 Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể có tham gia: Khóa học kế toán thuế thực tế chuyên sâu tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải Phòng