Kinh nghiệm xử lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp

Thực tế về kho có rất nhiều vấn đề. Các trường hợp xảy ra về kho khi hạch toán như: hàng trong kho nội bộ thì còn nhưng trên sổ sách lại hết; hàng trên sổ sách thì còn mà trong kho nội bộ lại hết được xử lý ra sao? Hạch toán phần mềm báo âm kho như thế nào? Hãy cùng Trung tâm đào tạo kế toán VAT tìm hiểu rõ vấn đề này qua bài viết sau:

1. Hàng trong kho nội bộ thì còn, mà trên sổ sách thì thiếu

Nguyên nhân là:

- Khi nhập hàng đầu vào của cá nhân không có hóa đơn. Và những mặt hàng này xuất bán thực tế khách yêu cầu lấy hóa đơn. Khi đó, kế toán thuế ghi nhận xuất bán thì phần mềm sẽ báo âm.

- Trên sổ sách trong kho không còn hàng nhưng vẫn xuất hóa đơn đầu ra.

Cách xử lý:

– Nên lấy hóa đơn đầu vào bổ sung trước hoặc ngay thời điểm xuất hóa đơn

Để tránh sai sót các bạn cần kiểm kê kho thực tế so với sổ sách. Xem có sự chênh lệch về kho hay không để có phương án lấy bổ sung hóa đơn cho những hàng hóa đang bị thiếu trên giấy tờ sổ sách mà kho đang có.

– Kiểm kê lại kho hàng hóa trên sổ sách so với thực tế và khi khách yêu cầu xuất hóa đơn. Thì có thể viết lái sang các mã hàng có tính chất tương tự để điều tiết kho giữa thực tế nội bộ so với sổ sách dần về khớp với nhau. Tránh âm kho về sau theo những lỗi sai này.

2. Hàng trong kho nội bộ thì hết trong khi đó hàng trên sổ sách thì còn

Đối với một DN mà hàng tồn kho nhiều trên sổ sách trong khi thực tế lại không có là do:

– Trong quá trình bán hàng hóa, khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn. Kế toán lại quên không viết hóa đơn xuất bán hàng hóa đó ra tại thời điểm bán với nội dung: Khách hàng không lấy hóa đơn.

– Cuối năm kế toán lại không biết cân đối kho. Để hàng tồn kho trên sổ sách chênh quá lớn so với nội bộ thực tế kho, dẫn đến kho ảo nhiều. Nếu không cân đối kho sớm thì hàng tồn kho trên sổ sách càng tồn kho nhiều hơn so với kho thực tế qua các năm.

Cách xử lý: Khi khách hàng mua lẻ không lấy hóa đơn thì kế toán nên:

Cách 1: Vẫn xuất hóa đơn xả hàng ra cho khách lẻ không lấy hóa đơn.

Tuy nhiên cách này nếu như VAT bên công ty bạn đang dư ra nhiều thì cần tham khảo ý kiến sếp.

Cách 2: Lập danh sách khách lẻ không lấy hóa đơn để cuối năm xuất ra, có giảm giá hàng tồn kho để đỡ bớt VAT đầu ra. Nhưng vẫn giải quyết được hàng tồn kho dư thừa trên sổ sách.

Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

3. Xử lý tình huống đã xảy ra rồi

Ví dụ như hàng tháng bạn không cân đối kho, đến cuối năm mới cân đối hàng tồn kho trong khi bị âm vào các thời điểm cần xuất hàng hóa ra bán. Dẫn đến các bạn không còn cách nào khác là phải xử lý hàng về trước hóa đơn về sau. Tuy nhiên đây là cách làm sai nguyên tắc. Vậy có nhiều bạn để hợp thức hóa hồ sơ thì các bạn làm thêm các hồ sơ đi kèm như:

– Hợp đồng mua bán: Trong hợp đồng ghi rõ thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hóa đơn kèm theo phiếu xuất kho của bên bán.

Tuy nhiên: Bên bán nếu cơ quan thuế phát hiện ra hàng xuất trước thời điểm xuất hóa đơn. Thì sẽ bị xử phạt theo thông tư số 10/2014/TT-BTC. Mức phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đ

Chính vì thế các bạn nên cân đối kho từng thời điểm phát sinh chứ không nên nước đến chân mới làm BCTC 1 lúc vào cuối năm. Nhiều tình huống không thuận lợi khi đó bạn sẽ không có cách nào xử lý hợp lý.

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công !

 Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể có tham gia: Lớp học kế toán thuế thực tế chuyên sâu tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải phòng