Cách xử lý các khoản chi phí không có hóa đơn GTGT đầu vào

Cách xử lý các khoản chi phí không có hóa đơn GTGT đầu vào

Theo quy định, mọi khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp muốn được tính vào chi phí tính thuế thì điều kiện cần là phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp. Đối với những khoản chi phí không có hóa đơn GTGT đầu vào thì doanh nghiệp phải giải quyết như thế nào ? Đây là một vấn đề nảy sinh ở rất nhiều các doanh nghiệp mà không phải kế toán nào cũng có kỹ năng xử lý. Trung tâm đào tạo Kế toán VAT xin chia sẻ cách hạch toán và xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn GTGT qua bài viết sau:

I. Mua hàng hóa, dịch vụ của :

CÁ NHÂN KHÔNG KINH DOANH Hoặc CÁ NHÂN KINH DOANH nhưng có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT 100tr đồng/năm.

 Căn cứ

Theo khoản 2.4 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC và theo Thông tư 96/2015/TT­BTC ngày 22/06/2015:

- Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

- Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

=> Cách xử lý để đưa vào chi phí hợp lý như sau:

Tất cả các trường hợp trên DN muốn được ghi nhận vào chi phí thì phải làm bộ hồ sơ như sau:

- Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ.

- Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được (Vì không có hóa đơn).

Chi phí mua hàng của cá nhân không phải chuyển khoản, tham khảo vấn đề này qua (Công văn số 37303/CT-TTHT ngày 4/6/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội)

- Biên bản bàn giao hàng hóa.

- Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).

-> Lưu ý:

- Bảng kê trên phải do người đại diện theo pháp luật của DN (hoặc người được ủy quyền) ký và chịu trách nhiệm.

- Giá mua hàng trên bảng kê phải tương tự như giá trên thị trường (Nếu cao hơn sẽ bị loại)

Ví dụ:

Doanh nghiệp mua xe ô tô đã sử dụng của cá nhân -> thuộc trường hợp mua tài sản của cá nhân không kinh doanh -> không phải khai, nộp thuế, nên cơ quan thuế không cấp hóa đơn (Không có hóa đơn).

-> DN cần phải chuẩn bị 1 bộ hồ sơ như sau:

- Hợp đồng mua bán

- Biên bản bàn giao tài sản

- Chứng từ thanh toán ( mặc dù không bắt buộc nhưng nếu giá trị lớn thì thanh toán chuyển khoản sẽ làm thủ tục chứng từ  hợp lý và chặt chẽ hơn)

 - Bảng kê 01/TNDN

- Chứng từ nộp thuế trước bạ: sang tên đổi chủ ( Ô tô mang tên DN thì DN được trích khấu hao đưa vào chi phí )

Xem thêm: Cách xác định nguyên giá và trích khấu hao xe ô tô mua đã qua sử dụng

II. Mua của hộ gia đình, cá nhân KINH DOANH có mức doanh thu từ 100 triệu /năm trờ lên:

- Nếu mua hàng hóa, dịch vụ của Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh mà có doanh thu > 100tr/năm -> Thì Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh đó phải nộp thuế môn bài, thuế GTGT, TNCN -> cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng để Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh đưa cho DN.

DN phải cần chuẩn bị hồ sơ:

- Hợp đồng mua bán

- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì có hóa đơn bán hàng)

- Hóa đơn bán hàng (Mua của chi cục thuế)

- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ, ....

CÁC TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ

1.Chi phí thuế nhân công không có hóa đơn

Đối với DN Xây dựng thường thuê nhân công ngoài (có 1 người đứng ra làm đội trưởng)

- Nếu đội trưởng là người đại diện (theo ủy quyền) thì DN khấu trừ 10% thuế TNCN (Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn).

- Nếu đội trưởng là cá nhân kinh doanh thì Cá nhân đó phải mang hợp đồng giao khoán, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu, CMT... lên cơ quan thuế để mua hóa đơn bán lẻ -> Sau đó thì đưa cho DN.

Về vấn đề này các bạn tham khảo thêm:

Công văn số 56620/CT-TTHT ngày 21/8/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội và

Công văn 10132/CT-TTHT ngày 16/10/2017 của Cục thuế TP. Hồ chí Minh

 Xem thêm: Cách xử lý chi phí nhân công thuê ngoài ( tránh đóng Bảo hiểm xã hội)

2. Chi phí thuê nhà của cá nhân

 Có 2 trường hợp như sau:

a. Nếu trên hợp đồng thể hiện là bên DN chịu thuế thay:

- Nếu mức thuê < 100tr/năm thì DN cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán

- Nếu mức thuê >= 100tr trở lên thì Dn cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán, Chứng từ kê khai và nộp thuế thay chủ nhà

b. Nếu trên hợp đồng thể hiện là Cá nhân chịu thuế.

- Không phân biệt là trên hay dưới 100tr thì DN chỉ cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán

-> Căn cứ pháp lý của vấn đề trên, các bạn tham khảo( khoản 2.5 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Về chi trả tiền thuê tài sản của cá nhân)

Xem thêm: Cách hợp lý hóa chi phí  tiền điện, nước không mang tên công ty 

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công !

Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể có tham gia: Lớp học kế toán thuế, kế toán thực hành, thực tế chuyên sâu các mô hình doanh nghiệp tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải Phòng