Xử lý chi phí xăng dầu đối với xe ô tô đi thuê, đi mượn

Xử lý chi phí xăng dầu đối với xe ô tô đi thuê, đi mượn

Thực tế có rất nhiều doanh nghiệp giám đốc thường dùng xe ô tô riêng của cá nhân để đi giao dịch khách hàng, phục vụ công việc kinh doanh tại doanh nghiệp mình, do đó sẽ phát sinh khoản chi phí xăng dầu cho xe. Vậy để khoản chi phí xăng dầu cho xe ô tô không phải sở hữu của doanh nghiệp này được hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp khi tính thuế TNDN thì cần phải làm những thủ tục gì ?

Trung tâm đào tạo kế toán VAT xin chia sẻ vấn đề này qua bài viết sau

Đối với những doanh nghiệp đi thuê đi mượn xe để hoạt động kinh doanh thì chi phí xăng dầu sẽ được xử lý như thế nào là hợp lý? 

 Căn cứ theo điều 4 của Thông tư 96/2015/TT- BTC có quy định cụ thể như sau:

Điều 4 sửa đổi và bổ sung điều 6 của Thông tư 78/2017/TT- BTC (đã sửa đổi và bổ sung tại khoản 2, điều 6 của Thông tư 119/2014/TT- BTC và điều 1 của Thông tư số 151/2014/TT-BTC) chi tiết như sau:

Điều 6 các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trừ những khoản chi không được trừ nêu tại khoản 2 của điều này, DN được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ những điều kiện sau đây:

a. Những khoản chi thực tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.

b. Những khoản chi có đầy đủ hoá đơn chứng từ theo đúng quy định của pháp luật.

c. Những khoản chi nếu có đầy đủ hoá đơn, chứng từ mua hàng hoá dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên đã bao gồm cả thuế GTGT khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Chứng từ này thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế GTGT.

Như vậy, không phân biệt giữa việc doanh nghiệp sở hữu xe hay đi thuê, đi mượn xe mà chỉ cần chi phí xăng xe thoả mãn những điều kiện nêu trên thì đều được đưa vào chi phí hợp lý của DN.

Bộ chứng từ cho chi phí xăng xe với DN thuê, mượn xe:

+ Hợp đồng thuê/ mượn xe.

+ Các hoá đơn, chứng từ mua xăng xe.

+ Các chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

+ Quyết định đi công tác của nhân viên.

+ Lệnh điều xe của công ty.

+ Lịch trình xe đi.

+ Giấy đi đường, lộ phí đường.

+ Bảng tiêu hao định mức xăng xe.

Một số lưu ý với chi phí xăng xe đi thuê mượn của doanh nghiệp.

Chi phí xăng xe này phải phù hợp với thực tế sử dụng xe đó: định mức tiêu hao năng lượng, xăng xe, quãng đường di chuyển. Việc này để tránh trường hợp lấy hoá đơn xăng vượt quá nhiều định mức tiêu hao xăng của xe đó.

Ví dụ như: DN có 1 xe ô tô định mức tiêu hao là 9 lít/100km. Quãng đường xe chạy trong tháng là 500km. Số lượng xăng xe tiêu hao trong tháng là: (500*9)/100 = 45 lít. Chi phí xăng xe trong tháng là 45* đơn giá 1 lít xăng.

Đối với những doanh nghiệp vận tải có số lượng xe lớn thì kế toán thực tế cần lưu lại đơn giá xăng qua các thời điểm khác nhau. Sau này có thể đưa ra để giải trình khi quyết toán thuế.

Nếu trường hợp doanh nghiệp lấy hoá đơn xăng xe vào cuối tháng cần có bảng kê cụ thể các lần lấy xăng về số lượng, đơn giá và thành tiền. Các lần lấy không vượt quá dung tích bình xăng của xe đó.

Theo công văn số 4708 về việc mượn xe của doanh nghiệp cụ thể như sau:

“Công ty có ký hợp đồng mượn thuê xe ô tô theo quy định của pháp luật và thực tế có sử dụng vào đúng mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty hay không thì công ty được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đâò vào. Đồng thời được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế nhập chịu thuế TNDN đối với những khoản chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng nếu những khoản chi đó được nêu cụ thể, rõ ràng trong hợp đồng”

Như vậy, hợp đồng mượn xe của DN phải nêu rõ hoạt động mục đích sử dụng, mượn xe phục vụ cho hoạt động kinh doanh sản xuất và những chi phí phát sinh đối với xe ô tô được nêu rõ tại hợp đồng mượn xe do bên mượn chi trả. Vậy bên mượn xe sẽ được đưa các khoản chi phí nêu trên vào khoản chi phí hợp lý được khấu trừ của DN.

Xem thêm: Cách xử lý các khoản chi phí không có hóa đơn GTGT

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công !

 Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể có tham gia: Khóa học kế toán thuế thực tế chuyên sâu tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải Phòng