Thế nào là phần mềm hóa đơn điện tử tốt?

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tốt là một nhiệm vụ khá khó khăn. Lựa chọn được đúng phần mềm không những giúp doanh nghiệp giảm chi phí mà còn tạo lập được hệ thống quản lý chặt chẽ, ngược lại nếu chọn sai doanh nghiệp vừa lãng phí thời gian – ngân sách mà khiến cho doanh nghiệp gặp phải những rắc rối về pháp lý. Vậy làm thế nào để chọn đúng phần mềm HĐĐT? Hy vọng bài viết dưới đây của Trung tâm đào tạo VAT sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc lựa chọn.

1. Tính năng của phần mềm HĐĐT

Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu thật kỹ những tính năng của phần mềm, liệu những tính năng đó có đáp ứng được nhu cầu về nghiệp vụ hóa đơn và đặc thù của doanh nghiệp không. Dưới đây, chúng tôi sẽ liệt kê một số những tính năng cơ bản nhất mà một phần mềm hóa đơn điện tử cần có:

- Chức năng khởi tạo, phát hành hóa đơn phải được đảm bảo tiện lợi, tuân thủ đúng quy định của Chính phủ;

- Đáp ứng được khả năng lập mới hóa đơn, điều chỉnh, thay thế và hủy bỏ hóa đơn một cách dễ dàng;

- Có khả năng tích hợp dữ liệu từ nhiều phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp giúp đồng bộ thông tin, quản lý thống nhất;

- Phần mềm có khả năng quản lý gửi, nhận hóa đơn cho khách hàng qua Internet, Mail, SMS;

- Phần mềm có giao diện đơn giản, gọn gàng, dễ sử dụng, cảm giác thoải mái khi làm việc;

- Hỗ trợ kế toán lập các loại báo cáo, thống kê tình hình sử dụng hóa đơn chính xác.

2. Đáp ứng được quy định của Chính phủ

Mọi doanh nghiệp đều phải hoạt động dựa trên những quy định của Nhà nước, khi thực hiện nghĩa vụ thuế và nghiệp vụ hóa đơn cũng vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt tuân thủ theo các quy định. Luật kế toán, chính sách thuế hay những quy định liên quan đến hóa đơn sẽ thường xuyên thay đổi. Do vậy, bạn cần phải lựa chọn được một phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng được tiêu chí theo quy định Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đồng thời, phần mềm đó có khả năng hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ… theo quy chuẩn cho doanh nghiệp.

3. Hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn tận tình

Về vấn đề hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng phần mềm, không ít doanh nghiệp đang rất nhức nhối vì lựa chọn phải đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử “thờ ơ” với chính khách hàng của mình. Họ không hỗ trợ cho khách hàng hoặc có thì chỉ trả lời cho có. Điều này, ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp, gây trì trệ thậm chí mắc phải những sai phạm pháp lý không đáng có. Vậy nên, hãy tìm hiểu thật kỹ về khả năng hỗ trợ của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử trước khi lựa chọn.

Xem thêm: Những rủi ro khi chậm chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

4. Khách hàng tin dùng

Đừng bỏ qua những phản hồi từ khách hàng của đơn vị cung cấp đó, bởi những phản hồi này thực sự rất đáng giá, nó phản ảnh được 90% chất lượng sản phẩm và dịch vụ của họ. Đồng thời, nó giúp bạn có một cái nhìn khách quan hơn, chính xác hơn cho lựa chọn của mình. Hơn nữa, đừng vội lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử khi nó chưa được xác thực của Tổng cục thuế, các cục thuế chưa thẩm định và khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng.

Hiện nay, Trung tâm đào tạo kế toán VAT là nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử chính thức của EASYINVOICE - một trong những phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp đầy đủ những tiện ích và tính năng ưu việt với giá cả hợp lý.

Trung tâm đào tạo kế toán VAT

-> Cam kết đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng

-> Tư vấn chuyên môn, nghiệp vụ Kế Toán, cách xử lý các tình huống liên quan đến hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, xin liên hệ số điện thoại 0905.625625 hoặc 0945.625625 để được tư vấn và hỗ trợ!

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công!

Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể có tham gia: Lớp học kế toán thuế thực tế chuyên sâu tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải phòng