Quy định và điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp kế toán lưu trữ được an toàn, bảo mật và tránh tình trạng mất, hỏng, làm giả hóa đơn. Vậy hóa đơn điện tử được lưu trữ ra sao? Tại sao hóa đơn điện tử lại an toàn và yên tâm hơn hóa đơn giấy? Trung tâm đào tạo kế toán VAT xin chia sẻ vấn đề này qua bài viết dưới đây:

1. Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử nêu rõ quy định lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

“Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.”

Xem thêm: HĐĐT chuyển đổi sang chứng từ giấy có giá trị pháp lý không

2. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử nêu rõ quy định lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

“Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

- Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết

- Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó

- Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.”

Lưu ý: Khi lưu trữ hóa đơn điện tử hệ thống của doanh nghiệp bạn vẫn có thể bị mất bởi dữ liệu bị xóa, máy tính virus xâm nhập hoặc máy tính bị hỏng ổ cứng.

=> Chính vì vậy, doanh nghiệp cần thiết phải lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống bảo mật an toàn tuyệt đối.

Hiện nay, Trung tâm đào tạo kế toán VAT là nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử chính thức của EASYINVOICE - một trong những phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp đầy đủ những tiện ích và tính năng ưu việt với giá cả hợp lý.

Trung tâm đào tạo kế toán VAT

-> Cam kết đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng

-> Tư vấn chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, cách xử lý các tình huống liên quan đến hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, xin liên hệ số điện thoại 0905.625625 hoặc 0945.625625 để được tư vấn và hỗ trợ!

Trung tâm đào tạo kế toán VAT chúc các bạn thành công!

Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể tham gia: Lớp học kế toán thuế thực tế chuyên sâu tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải phòng