một số cách lưu trữ hoá đơn dầu vào

Hóa đơn đầu vào có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát, quản lý tài chính doanh nghiệp. Do đó, kế toán cần quản lý hóa đơn đầu vào đúng quy định. Dưới đây là một số cách lưu trữ hoá đơn dầu vào, hãy cùng Trung tâm đào tạo kế toán VAT đi tìm hiểu nhé!

1. Lưu trữ hóa đơn bằng địa chỉ email riêng

Với phương pháp này, kế toán có thể tạo một địa chỉ email của công ty để nhận hóa đơn đầu vào từ các đơn vị cung ứng hàng hóa và dịch vụ. Việc sử dụng email giúp tra cứu và sắp xếp hóa đơn trên hệ thống dễ dàng theo ngày gửi, từ đơn vị cung cấp, mang lại sự thuận tiện khi tra cứu.

• Ưu điểm:

Hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp được quản lý riêng trên một địa chỉ email, giúp dễ dàng phân loại và tránh nhầm lẫn với các email khác trong danh mục công việc.

Kế toán có thể dễ dàng theo dõi và tải xuống hóa đơn để sử dụng trong các nghiệp vụ kế toán khác.

• Hạn chế:

Tính chuyên nghiệp không cao so với việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

Tồn tại nguy cơ mất dữ liệu khi email bị mất hoặc bị khóa.

2.  Lưu trữ hóa đơn trên ổ cứng máy tính hoặc trên drive

Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên ổ cứng hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây trên các công cụ drive được coi là một phương pháp an toàn để quản lý. Kế toán có thể phân loại và chia danh mục hóa đơn theo thời gian và nhà cung cấp để dễ dàng tra cứu trong tương lai.

• Ưu điểm :

Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên ổ cứng hoặc drive:

Không yêu cầu sử dụng email mới.

Dễ dàng truy cập hóa đơn

• Hạn chế:
•  

Nếu chỉ lưu trữ trên máy tính mà không sao lưu dữ liệu, có thể gặp rủi ro mất dữ liệu khi xảy ra sự cố với máy tính.

Khi tra cứu hóa đơn, cần thao tác và xem với từng hóa đơn một, mất nhiều thời gian.

3. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị tin dùng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào. Những phần mềm này đã loại bỏ gần như toàn bộ nhược điểm của việc quản lý thủ công và mang đến nhiều ưu điểm cũng như một vài hạn chế

• Ưu điểm:

Hóa đơn đầu vào được lưu trữ thông minh, phân loại và thao tác dễ dàng với nhiều hóa đơn 1 lúc.

Tự động lưu trữ hóa đơn một cách nhanh chóng, không cần thực hiện các bước xem, tải và lưu trữ hóa đơn như việc lưu trữ trên Folder, Drive, Excel.

Kế toán không cần phải nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán, mà ứng dụng sẽ tự động cập nhật dữ liệu.Tuy nhiên chi phí này không quá cao và sẽ mang về nhiều lợi ích thiết thực khi hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp và an toàn.

Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện cụ thể là Easyinvoice , doanh nghiệp có thể yên tâm hơn vì hệ thống của Easyinvoice cũng sẽ tiến hành lưu trữ các hóa đơn, giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào nếu xảy ra bất kỳ sự cố nào.

Tổng kết lại, quản lý hóa đơn đầu vào là nhiệm vụ quan trọng mà kế toán trong các doanh nghiệp và tổ chức cần thực hiện. Việc xử lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào hiệu quả sẽ mang lại lợi ích trong ngắn hạn và dài hạn.

Xem thêm : Hoá đơn từ máy tính tiền

Công ty Cổ phần VAT tự hào luôn cung cấp các dịch vụ tốt nhất:

- Dịch vụ tư vấn thành lập Doanh nghiệp, thay đổi bổ sung đăng ký kinh doanh

- Nhà phân phối Hóa đơn điện tử, Chữ ký số và Phần mềm Bảo hiểm xã hội

- Nhà cung cấp và phân phối Phần mềm kế toán ADSOFT, EASYBOOK

- Trung tâm đào tạo kế toán VAT liên tục đào tạo các lớp: Kế toán Trưởng, Kế toán Tổng hợp, Kế toán Xây dựng, Kế toán Xuất nhập khẩu, Kế toán Dịch vụ - Vận tải…

-> Chúng tôi luôn cam kết đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng

-> Tư vấn chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, vướng mắc thuế, cách xử lý các tình huống liên quan đến Phần mềm kế toán, Hóa đơn điện tử

-> Đội ngũ nhân viên, giáo viên nhiều kinh nghiệm am hiểu về luật thuế có thể hỗ trợ đơn vị, học viên bất cứ lúc nào

Để được tư vấn và hỗ trợ, vui lòng liên hệ số điện thoại 0905.625.625 hoặc 0945.625.625!